Chứng Từ Nhập Khẩu Bao Gồm

Chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu trong hoạt động thương mại quốc tế. Việc hiểu biết về chứng từ xuất nhập khẩu không chỉ giúp các doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp lý, mà còn đảm bảo quá trình giao thương được diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Hóa đơn chiếu lệ là một loại hóa đơn sơ bộ được bên bán phát hành và gửi cho bên mua trước khi thực hiện giao dịch chính thức. Đây không phải là hóa đơn thanh toán chính thức mà chỉ là tài liệu để bên mua tham khảo, xác nhận thông tin về giá cả, số lượng hàng hóa, điều kiện giao hàng và thanh toán.

Hợp đồng, Invoice thiếu chữ ký

Nhiều công ty sử dụng hệ thống hóa đơn tự động không có chữ ký hoặc con dấu, gây khó khăn khi xin các giấy phép hoặc thực hiện thủ tục hải quan.

Sai mã hiệu hàng hóa là lỗi nghiêm trọng, đặc biệt khi hàng hóa bị kiểm hóa. Lỗi này có thể dẫn đến phạt hành chính hoặc kéo dài thời gian thông quan.

Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate)

Chứng từ bảo hiểm là tài liệu do công ty bảo hiểm phát hành, xác nhận rằng lô hàng đã được mua bảo hiểm và bảo đảm các quyền lợi của người mua hoặc người bán trong trường hợp hàng hóa gặp rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Bước 3: Đăng Ký Kiểm Tra Chuyên Ngành (Nếu Có)

Trong trường hợp hàng hóa nhập khẩu thuộc danh mục các mặt hàng cần kiểm tra chuyên ngành (ví dụ như hàng hóa về y tế, thực phẩm, thiết bị điện tử), doanh nghiệp phải thực hiện thêm bước đăng ký kiểm tra này. Việc kiểm tra chuyên ngành đảm bảo hàng hóa đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn theo quy định pháp luật của nước nhập khẩu.

Mở tờ khai khi chưa đầy đủ giấy phép

Việc mở tờ khai khi chưa có giấy phép xuất nhập khẩu hoặc giấy đăng ký kiểm tra chất lượng có thể dẫn đến phạt hành chính từ 30 triệu đến 50 triệu đồng.

Một số chứng từ bắt buộc khác

Ngoài những giấy tờ trên thì một số chứng từ khác cũng cần phải có trong bộ chứng từ xuất khẩu bao gồm:

Giấy chứng nhận chất lượng (CQ - Certificate of Quality)

Chứng nhận kiểm định (CA - Certificate of analysis )

Giấy chứng nhận vệ sinh (Sanitary Certificate)

Chứng thư hun trùng (Fumigation Certificate)

Phiếu an toàn hóa chất (MSDS - Material Safety Data Sheet)

Phiếu đóng gói (Packing List)

Phiếu đóng gói (Packing List) là tài liệu liệt kê chi tiết cách thức hàng hóa được đóng gói, bao gồm số lượng kiện, trọng lượng, kích thước và cách đóng gói của từng loại hàng hóa. Nó được phát hành bởi người bán và được sử dụng để đối chiếu với hóa đơn thương mại và vận đơn trong quá trình kiểm tra hải quan và vận chuyển hàng hóa.

Xem thêm thông tin chi tiết về Packing List – phiếu đóng gói hàng hóa

Bộ chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Để xuất khẩu hay nhập khẩu một mặt hàng nào đó, bộ chứng từ trong xuất nhập khẩu hàng hóa đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Theo đó bộ chứng từ này là những văn bản chứa đựng thông tin về hàng hóa, vận tải, bảo hiểm và thanh toán để chứng minh một sự việc, làm căn cứ để nhận hàng, thanh toán và khiếu nại, bồi thường trong những trường hợp xảy ra mâu thuẫn giữa hai bên.

Chứng thư kiểm dịch (Phytosanitary Certificate)

Chứng thư kiểm dịch là chứng từ do cơ quan kiểm dịch của quốc gia xuất khẩu cấp, xác nhận rằng lô hàng, thường là hàng nông sản hoặc thực phẩm, đã được kiểm dịch và không mang theo bất kỳ dịch bệnh, sâu bệnh hoặc nguy cơ gây hại nào.

Ngoài những chứng từ nêu trên thì khi làm bộ chứng từ xuất nhập khẩu bạn cũng có thể cần phải chuẩn bị bao gồm:

Hợp đồng thương mại (Sales Contract)

Hợp đồng thương mại quốc tế là văn bản thỏa thuận giữa người mua (buyer/importer) và người bán (seller/exporter), trong đó quy định rõ các điều khoản về loại hàng hóa, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán và vận chuyển. Đây là tài liệu pháp lý cơ bản nhất, làm nền tảng cho mọi chứng từ khác trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu.

Hợp đồng thương mại quốc tế phải đảm bảo bao gồm những thông tin chính sau:

Hợp đồng thương mại là căn cứ chính để giải quyết các tranh chấp thương mại quốc tế. Trong trường hợp xảy ra tranh chấp liên quan đến chất lượng hàng hóa, số lượng, hay thời gian giao hàng, các cơ quan trọng tài hoặc tòa án quốc tế sẽ xem xét hợp đồng để phán quyết.

Ví dụ một hợp đồng ngoại thương mẫu để bạn tham khảo( TẢI FULL TẠI ĐÂY): Hợp đồng mua bán được ký kết giữa Công ty TNHH Viet Nam Young và TT Taiwan International Pte Ltd về việc bán 36.000 kg cá tra phi lê đông lạnh. Bên bán đồng ý bán cá tra với giá 3,5 USD/kg, tổng giá trị là 126.000 USD, được giao theo điều kiện DDP đến Đài Trung, Đài Loan trước ngày 30 tháng 1. Điều khoản thanh toán yêu cầu trả trước 100% bằng chuyển khoản. Hợp đồng quy định chi tiết về sản phẩm, tài liệu giao hàng, quy trình giải quyết tranh chấp và các điều khoản chung của thỏa thuận.

Xem thêm: Hợp Đồng Ngoại Thương (Sale contract) Là Gì

Điền sai hoặc thiếu thông tin

Các lỗi điền thiếu hoặc sai thông tin, lỗi chính tả, hoặc chọn sai mã loại hình tờ khai, mã phương thức vận chuyển là những lỗi phổ biến và có thể dẫn đến việc không thể sửa tờ khai.

Sai tên hàng hóa bằng tiếng việt

Khai tên hàng hóa bằng Tiếng Việt tưởng chừng như đơn giản, nhưng thực tế cho thấy rất nhiều công ty gặp phải vấn đề vì lỗi này. Việc khai không chính xác hoặc không rõ ràng về tên hàng có thể gây ra nhiều rắc rối trong quá trình thông quan, dẫn đến phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.

Ví dụ: Một sản phẩm như “optical transceiver module” – nếu bạn khai là “module thu phát”, hải quan có thể hiểu nhầm đây là thiết bị phát sóng vô tuyến, dẫn đến việc yêu cầu xin thêm giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.

Mã HS (Harmonized System Code) là công cụ quan trọng trong việc phân loại hàng hóa và áp thuế suất xuất nhập khẩu. Sai mã HS có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị áp thuế sai hoặc gặp các vấn đề pháp lý.

Tờ khai hải quan (Customs Declaration)

Tờ khai hải quan (Customs Declaration) là tài liệu mà người xuất khẩu hoặc nhập khẩu khai báo với cơ quan hải quan của quốc gia xuất hoặc nhập khẩu về hàng hóa được vận chuyển qua biên giới. Tờ khai hải quan có thể được nộp dưới dạng giấy hoặc điện tử, tùy thuộc vào quy định của từng quốc gia.

Xem thêm: Tờ Khai Hải Quan Là Gì, Được Sử Dụng Khi Nào?

Trong thương mại quốc tế, mỗi loại chứng từ trong bộ chứng từ xuất nhập khẩu đóng vai trò không thể thiếu để đảm bảo giao dịch diễn ra trơn tru, minh bạch và hợp pháp. Từ hợp đồng thương mại là cơ sở pháp lý, đến hóa đơn thương mại giúp xác nhận giá trị và yêu cầu thanh toán, phiếu đóng gói đảm bảo quản lý vận chuyển, vận đơn xác định quyền sở hữu hàng hóa và tờ khai hải quan giúp hàng hóa thông quan đúng quy định, tất cả đều góp phần tạo nên sự thành công của quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa.

Nắm vững chức năng và cách sử dụng các chứng từ này là yếu tố then chốt để quản lý giao dịch xuất nhập khẩu hiệu quả và hạn chế rủi ro pháp lý.

Bước 1: Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hàng Hóa

Trước khi tiến hành làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc nhập khẩu, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn các loại chứng từ cần thiết. Bộ chứng từ bao gồm các tài liệu như hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ liên quan khác.

Bước 4: Khai Và Truyền Tờ Khai Hải Quan

Sau khi phần mềm VNACCS đã được cài đặt và các chứng từ cần thiết đã được chuẩn bị, doanh nghiệp tiến hành khai báo và truyền thông tin tờ khai hải quan. Quy trình khai báo hải quan bao gồm việc nhập thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, phương thức vận chuyển và các thông tin liên quan vào hệ thống hải quan điện tử.